稟議書の書式と注意点

稟議書の書式と注意点

稟議書の書式と注意点

稟議書(りんぎしょ)という書類があります。
会社に勤めているビジネスマンなら良くご存知のものだと思いますが、稟議書が何かと言うところからご説明しますね。
稟議書とは、会社によっては起案書と呼ぶ場合もありますが、起案者が決定する権限のある上司に対して決裁や承認を得るために提出するの文書です。
簡単にいいますと、例えば会社の経費を利用して購入したい物があるとき、あるいは何らかのイベント、行動を行いたい場合などに、その決定権のある上司や責任者に提出する書類のことです。
つまり、稟議者は会社の経費を使ってもいいかどうかの許可のお伺いというわけですね。
ここで問題なのは、稟議書の書式です。
当然自分の上司に提出するわけですからきちんとした書式で書きたいところですが、それを想定してか稟議書の場合、特定の書式フォームを設けている会社も多いそうです。
ですから、その書式に従って稟議書の作成を行なえば、さほど難しくはありません。
一応、明記すべき事項について説明しますと、稟議書には、件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書きます。
決裁をする上で必要と思われる資料があれば準備した方がいいです。
例えば、詳しい比較検討書や参考となる技術資料、また実行計画書や概算見積書、物品を購入するならカタログなども準備したほうがよいでしょう。
そして、これらの資料類は稟議書とは別に添付書類とします。
稟議書本文は、できるだけ簡潔にまとめて書くことをお勧めします。
長くともA4用紙で2〜3枚程度に収めることで、多忙な経営者の時間を節約させることができるからです。
起案内容の補足説明部分として添付書類を参照させるという方法が一番よいでしょう。
◆稟議書の書き方◆稟議とは、本来なら会議で取り扱うようなことを案としてまとめて関係者に回し、承認を求めることをいいます。

なぜこういったことを行うかというと、会議を開く手間や時間を省くため。
つまり、稟議書は会議での発案の代わりなのです。
稟議書を見た人がまるで会議に出席したかのように内容が手に取るようにわかる書式でなければなりません。
稟議書の書式はわかりやすさに重点をおきましょう。
稟議書の書式は企業などによって違いますが、ここでは一般的な書式ものを紹介します。
まずは日付と起案者の氏名+捺印を忘れずに。
題名はストレートに、例えばパソコンの購入なら「パソコンの購入について」と書きましょう。
本文は簡潔に、「表記物件について下記により購入いたしたくお伺い申し上げます」。
そして理由、商品名、メーカー名、購入先、購入数、金額など必要事項を書き記します。
承認してもらうためにもっとも大切なのは、理由。
パソコンがあればこれだけ結果が残せます、よりも、パソコンがなくて今これだけ困っています、の方が切実で、承認されやすいかもしれません。
稟議書は書式にこだわるよりも、いかに承認してもらえるかに神経を注ぎましょう。
勤め先に稟議書の書式がないのなら、インターネットで探せばたくさん出てきます。
書式のサンプルやテンプレートをダウンロードして使ってもいいですし、見るだけでも稟議書作成の参考になると思います。
オリジナルの書式で作成するのなら、ぜひ活用してくださいね。

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