辞令の書式と注意点

辞令の書式と注意点

辞令の書式と注意点

どこの会社でも、従業員に昇給・昇進・出向・転籍・転勤・配属異動等を命じる場合には辞令を交付します。
辞令は、交付することが法律で義務づけられている書類ではありませんが、会社としての意向を伝える際に命令文書として書面で交付します。
つまり、会社が社員や関係者に行なう強制力のある命令書、といったところです。
ある意味で会社の立場を明確にするするためのシステムでもありますから、多少厳しくも威厳のある文書が求められます。
その辞令の書式として好ましいのは、的確に簡素なものと言えるでしょう。
なぜなら、辞令は連絡文書ではなく命令文書ですから、誰に、いつから、何を命じるのかを分かりやすく伝える必要があるからです。
辞令の種類には、社員採用辞令、退職辞令、配置転換辞令、支店・出張所などへの転勤辞令、配属決定辞令、出張辞令、系列会社(転職)辞令、転籍辞令、昇格・昇給の辞令などがあります。
基本的な書式としましては、辞令という見出しのあとに、○○○殿という宛名を明記します。
本文は、いつからどのような事を命じているのかを明記したら、最後に代表取締役(社長)の名を添えます。
会社としての命令文書ですから、代表取締役(社長)の名で発するのです。
また、辞令には基本的に、用件のみ記載しますが辞令を受ける者(受令者)の士気を高めるために「活躍を期待します」「今後もなお一層精励されることを切望します」等の励ましや期待の言葉をそえることもあります。
ただ、いきなり辞令を交付することは稀で、辞令に先立って受令者に対して近いうちに辞令が交付される旨が通知されることの方が多いようです。
ちなみに、就業規則違反や職務上のミスが原因で、辞令を発する場合でも、辞令そのものにはその理由等は記載されません。
通常は辞令を出す理由等は、辞令とは別の文書で通知されています。

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